Archivage : comment intégrer ses premières archives ?

Système d'Archivage Electronique (SAE)

Archivage : comment intégrer ses premières archives ?

Message par mdsi » 13 Jan 2016, 14:59

Bonjour à tous,

J'ai installé Maarch Courrier 1.5 et Maarch RM.
(au passage, j'arrive à m'identifier en superadmin dans RM mais pas dans Courrier, où il refuse le mot de passe ou l'utilisateur).
Mon but est d'archiver des documents (factures essentiellement), qui sont au format pdf.
Dans Maarch RM, je peux consulter des archives, mais je ne vois pas comment en envoyer :
- dans RM je tente Bordereaux et Import, je sélectionne mon pdf, clique sur import, j'obtiens un "message vide" encadré en haut à droite de la page.
- dans Courrier je vois comment intégrer un courrier mais pas d'archive

Par où commencer ?

Merci d'avance pour votre aide

Matthieu
mdsi
 
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Inscription : 13 Jan 2016, 12:54

Re: Archivage : comment intégrer ses premières archives ?

Message par prosperDeLaure » 19 Jan 2016, 11:48

Versement dans MaarchRM.
MaarchRM est un logiciel d'archivage qui suit au plus près les dernières normes en vigueur. Le versement d'archives est donc soumis à une procédure assez complexe par définition.
Pour verser des documents dans maarchRM, il faut composer un bordereau de versement (en XML) qui respecte le formalisme de la norme MEDONA (ou SEDA dans le cadre d'un versement d'archives publics). De plus, il est nécessaire de créer un accord de versement (Administration / Gestion de l'archive / Accords de versement), ainsi qu'un profil d'Archive.
Le bordereau, doit comporter les informations des différents acteurs du versement (service versant, service d'Archives et service producteur), les informations sur la pièce jointe (hash, format, nom de votre fichier pdf), ainsi que les informations de gestions qui constituerons l'archive.
Voici un exemple de bordereau :
Code : Tout sélectionner
<?xml version="1.0"?>
<ArchiveTransfer xmlns="org:afnor:medona:1.0">
    <Date>2016-01-19T09:25:20</Date>
    <MessageIdentifier>ArchiveTransfer001</MessageIdentifier>
    <ArchivalAgreement>referenceAccord</ArchivalAgreement>
    <CodeListVersions/>
    <DataObjectPackage>
        <BinaryDataObject xml:id="bdo_001">
            <Attachment filename="F_0.pdf"/>
            <Format>application/pdf</Format>
            <MessageDigest algorithm="md5">b4f2bd7020727607c4ec2c352dbd7d92</MessageDigest>
            <SignatureStatus>valide</SignatureStatus>
            <Size>97157</Size>
        </BinaryDataObject>
        <DescriptiveMetadata>
            <archivePackage xmlns="maarch.org:laabs:medona">
                <archive xmlns="maarch.org:laabs:recordsManagement">
                    <descriptionObject>
                        <accountingRecord xmlns="maarch.org:laabs:financialRecords">
                            <date>2007-01-03</date>
                            <reference>F2007-001</reference>
                            <thirdPartyName>THOMSON-CSF</thirdPartyName>
                            <companyName>MAARCH</companyName>
                            <year>2007</year>
                            <companyCode>MAARCH</companyCode>
                        </accountingRecord>
                    </descriptionObject>
                    <document oid="bdo_001"/>
                </archive>
            </archivePackage>
        </DescriptiveMetadata>
        <ManagementMetadata>
            <ArchivalProfile>invoice</ArchivalProfile>
            <ServiceLevel>serviceLevel_001</ServiceLevel>
            <AccessRule>
                <accessRule xmlns="maarch.org:laabs:recordsManagement">
                    <code>AR038</code>
                    <duration>P30Y</duration>
                    <startDate>2014-12-18</startDate>
                    <originatingAgency>
                        <Identifier>123 789 456_CCAS</Identifier>
                        <OrganizationDescriptiveMetadata>
                            <organization xmlns="maarch.org:laabs:organization">
                                <orgName>ACME</orgName>
                            </organization>
                        </OrganizationDescriptiveMetadata>
                    </originatingAgency>
                </accessRule>
            </AccessRule>
            <AppraisalRule>
                <AppraisalCode>conserver</AppraisalCode>
                <Duration>P10Y</Duration>
                <StartDate>2007-01-01</StartDate>
            </AppraisalRule>
        </ManagementMetadata>
    </DataObjectPackage>
    <ArchivalAgency>
        <Identifier>123 456 789_archive</Identifier>
        <OrganizationDescriptiveMetadata>
            <organization xmlns="maarch.org:laabs:organization">
                <orgName>Maarch</orgName>
                <address>
                    <BlockName>11 bd du Sud Est</BlockName>
                    <CityName>Nanterre</CityName>
                    <Country>FR</Country>
                    <Postcode>92000</Postcode>
                </address>
                <Contact>
                    <PersonName>M Cyril VAZQUEZ</PersonName>
                    <Responsibility>Responsable R&amp;D</Responsibility>
                </Contact>
            </organization>
        </OrganizationDescriptiveMetadata>
    </ArchivalAgency>
    <TransferringAgency>
        <Identifier>250 601 879_Versant</Identifier>
        <OrganizationDescriptiveMetadata>
            <organization xmlns="maarch.org:laabs:organization">
                <orgName>ACME</orgName>
                <address>
                    <BuildingNumber>2323</BuildingNumber>
                    <CityName>Vallauris</CityName>
                    <Country>FR</Country>
                    <Postcode>06225</Postcode>
                    <StreetName>Chemin Saint Bernard</StreetName>
                </address>
                <Contact>
                    <PersonName>M. Durand Pierre</PersonName>
                    <Responsibility>Directeur</Responsibility>
                </Contact>
            </organization>
        </OrganizationDescriptiveMetadata>
    </TransferringAgency>
</ArchiveTransfer>

Vous trouverez un autre exemple de bordereau MEDONA dans le répertoire laabs/data/MaarchRM/samples/invoice de l'application.
prosperDeLaure
 
Message(s) : 1
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Re: Archivage : comment intégrer ses premières archives ?

Message par lcseguin » 19 Jan 2016, 12:16

Pour compléter la réponse, il manque une fonctionnalité à Maarch Courrier pour verser proprement ses courriers dans Maarch RM : L'export SEDA et/ou MEDONA

Si vous souhaitez sponsoriser le développement de cette fonctionnalité et l'intégrer dans la version de développement en cours, n'hésitez pas à nous contacter.
lcseguin
 
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